O que é MRP, e por que o cálculo erra quando o fornecedor atrasa

O MRP é o cálculo que diz à fábrica o que comprar, quanto e quando, para que o material chegue antes de a produção precisar dele. A conta é exata. O problema está num dos números que entram nela: o prazo de entrega do fornecedor, que o MRP trata como fixo e que, na compra do dia a dia, varia.

O que é MRP

MRP é a sigla em inglês para planejamento das necessidades de materiais. O método nasceu na indústria americana nos anos 1960, quando o computador passou a dar conta de uma conta que o papel não dava: transformar o que a fábrica vai produzir numa lista de compras com data.

Ele trabalha com três informações:

1. O que vai ser produzido, e quando: o plano de produção, que vem dos pedidos e da previsão de venda.
2. Do que cada produto é feito: a lista de materiais, com cada componente e a quantidade por unidade.
3. O que já existe: o estoque disponível e os pedidos de compra em aberto.

O cálculo segue sempre a mesma ordem. Multiplica a produção planejada pela lista de materiais e chega à necessidade bruta. Desconta o estoque e o que já está pedido, e chega à necessidade líquida. Por fim, volta no calendário o tempo que o fornecedor leva para entregar (o lead time, como aparece em muitos sistemas) e marca a data em que a compra precisa sair.

Um exemplo. A fábrica vai montar 200 mesas no dia 20, e cada mesa leva quatro pés: a necessidade é de 800 pés. Com 300 em estoque, faltam 500. Se o fornecedor entrega em dez dias, o pedido sai no dia 10.

MRP, MRP II e ERP

O MRP calcula material. O MRP II, que veio depois, acrescenta a capacidade: não adianta o material chegar se a máquina e as pessoas não dão conta da produção no mesmo período. O ERP junta tudo isso ao financeiro, ao comercial e ao fiscal, numa base só. Hoje o cálculo do MRP costuma vir dentro do ERP, e não como programa à parte.

Onde o cálculo erra

Volte ao exemplo. O pedido saiu no dia 10 porque o fornecedor "entrega em dez dias". Esse número pode ser uma média, uma promessa ou um cadastro feito anos atrás. Se o mesmo fornecedor entrega em oito dias num mês e em dezesseis no outro, o cálculo continua exato, e a data continua errada.

O erro tem dois lados, e os dois custam:

• Prazo real maior que o cadastrado: o material chega depois de a produção precisar dele. A linha para, ou a compra de urgência sai mais cara.
• Prazo cadastrado inflado para se proteger: o material chega cedo demais e fica parado, ocupando espaço e capital.

O remédio mais comum é o estoque de segurança, uma quantidade extra para cobrir o imprevisto. Ele funciona se for dimensionado também pela variação do prazo, e não só pela variação da venda. Calculado só pela venda, ele não protege contra o fornecedor que atrasa.

O ponto de pedido, usado em muitos almoxarifados, tem a mesma fraqueza: compra-se quando o estoque cai a um certo nível, e esse nível depende do prazo. Se o prazo muda, o nível certo muda junto.

O que muda quando o prazo varia

O prazo do fornecedor não é um número fixo: é um comportamento. Tratá-lo assim muda o planejamento em quatro pontos.

1. Medir o prazo real. A data do pedido e a data do recebimento já estão no sistema, ou deveriam estar. A diferença entre as duas, item por item e fornecedor por fornecedor, é o prazo que vale para o cálculo. O prometido fica no contrato.
2. Separar quem varia de quem cumpre. Fornecedor que entrega sempre no prazo não precisa de proteção extra. Fornecedor instável, num item que para a linha, precisa. Tratar todos igual é proteger demais uns e de menos outros.
3. Planejar pelo prazo que o fornecedor cumpre, não pela média. Se ele entrega em dez dias quase sempre, mas às vezes leva dezesseis, a média de doze engana nos dois sentidos.
4. Revisar o cadastro. Um prazo lançado na implantação e nunca mais revisto é um jeito certo de o MRP envelhecer.

Nada disso é configuração exótica. É disciplina de dado. Vale para a compra o que já vale para o apontamento de produção: um sistema só calcula com o que alguém registrou. Se o recebimento é lançado dias depois, de memória, o prazo medido sai errado, e o MRP aprende errado.

A pergunta antes de escolher o sistema

Os ERPs voltados para a indústria trazem o cálculo de MRP. Comparar sistemas pela existência do cálculo, portanto, não diz nada. A pergunta útil é outra: de onde vem o prazo que entra no cálculo, e o que acontece quando o fornecedor não cumpre? Se a resposta for "é o prazo que está no cadastro", o MRP vai calcular com exatidão uma data que a fábrica não vai cumprir.

O cálculo é a parte fácil. O difícil é o prazo que entra nele.