Antes de assinar um ERP para indústria, leia o que a proposta não diz

Quem está escolhendo um ERP para indústria costuma comparar demonstração, funcionalidades e preço por usuário. A decisão que mais pesa está em outro lugar: no que a proposta deixa escrito, e no que ela deixa de fora.

A demonstração não é o contrato

A demonstração mostra o sistema no padrão, com dados prontos e um processo que cabe na tela. A sua fábrica não é o padrão. Tem o roteiro de produção que só ela usa, a regra de comissão que o comercial inventou há dez anos, o relatório que a diretoria lê toda segunda-feira. A proposta é o documento que diz o que acontece com cada uma dessas coisas. Se ela não diz, ninguém prometeu.

As perguntas que a proposta precisa responder

1. Cada item do escopo está classificado? Para cada processo, a proposta deve dizer se ele roda no padrão do sistema, se precisa de configuração, se exige desenvolvimento sob medida, se depende de um parceiro ou se fica fora desta fase. A diferença importa: configuração acompanha as atualizações do sistema; desenvolvimento sob medida é um custo que volta a cada troca de versão.

2. A lista de aplicativos é nominal? "Módulos de gestão, financeiro, estoque etc." não é escopo. Escopo é a lista com o nome de cada aplicativo que vai ser implantado. O "etc." é onde mora a discussão do sexto mês.

3. O que fica de fora está escrito? Tudo o que não entra nesta fase precisa aparecer no papel como "fora". O que não está escrito vira expectativa, e expectativa não atendida vira conflito.

4. Quem da sua empresa trabalha no projeto, e por quantas horas? Implantação de ERP industrial não termina sem gente da fábrica. A proposta deve nomear os papéis: quem lidera o projeto do seu lado, com horas reservadas na agenda; quem responde pelos dados de cada área; quem testa antes de cada entrada em produção. Proposta que não pede nada do cliente está escondendo onde o prazo vai escorregar.

5. O que acontece quando surgir um pedido novo? Vai surgir. A pergunta é como ele entra. Uma regra simples resolve a maior parte das discussões: o pedido estava na análise? Se estava, é correção. Se não estava, é pedido novo, e entra no lugar de outro item ou vai para a fase seguinte, com custo combinado antes.

6. As fases têm escopo fechado? Implantar em fases não é dividir o prazo em pedaços. É entregar uma parte funcionando, em produção, antes de começar a próxima, e congelar o que entra em cada uma. O que muda no meio do caminho vai para a fase seguinte, não engorda a atual.

7. De onde veio o prazo? Prazo dado antes de alguém olhar a sua operação é estimativa de catálogo. Numa indústria que troca um sistema antigo, o tempo depende do que esse sistema faz hoje, de quantos dados precisam vir e de quanta adaptação o processo pede. Isso só aparece no levantamento. Desconfie de prazo que chega antes dele.

8. O que acontece depois da entrada em produção? A proposta deve dizer por quanto tempo há acompanhamento depois da virada e o que ele cobre. Acompanhamento é para corrigir o que foi implantado. Pedido novo é outra conversa, e a proposta precisa separar as duas.

9. Em nome de quem ficam a assinatura e a base de dados? A assinatura do sistema e a base com os dados da empresa devem ficar em nome da empresa, não do fornecedor. Se um dia a relação acabar, os dados continuam sendo seus.

Por que essas perguntas protegem a fábrica

A proposta mais detalhada costuma parecer mais cara na comparação. É porque ela escreve o que a outra deixa para depois. A conta do que ficou para depois chega do mesmo jeito, só que no meio do projeto, com a fábrica rodando e o contrato já assinado.

As nove perguntas não servem para escolher o fornecedor mais barato nem o mais caro. Servem para comparar propostas na mesma régua. Duas propostas que respondem às nove podem ser comparadas pelo preço. Uma que responde e outra que não responde não estão vendendo a mesma coisa.

Como fazemos

Nas propostas da oDox, cada item vem classificado como padrão, configurado, desenvolvido, de parceiro ou fora desta fase. A lista de aplicativos é nominal, o que fica fora vem escrito e os papéis do cliente aparecem antes da assinatura. Não é zelo: é o que evita que a implantação vire uma negociação permanente.

Se você já tem uma proposta na mesa, leia de novo com essas nove perguntas. O que ela não responde é o que vai custar caro depois.